España
Diputación Foral de Bizkaia
11th.
La Diputación Foral de Bizkaia ha desarrollado una experiencia que aúna rendición de cuentas pública y participación ciudadana con el objetivo de acercar la administración a la ciudadanía del territorio.
El Objetivo principal de este proceso es poner en marcha un proceso de Rendición de Cuentas público, pautado, sistemático, transparente y evaluable tanto interna como externamente.
A nivel operativo se definen los siguientes objetivos:
Hasta el momento de la presentación de esta candidatura, se han realizado 3 encuentros en los que han tomado parte un total de 194 personas sobre un total de unas 3.000 a las que se les ha convocado a los encuentros.
Desde las diferentes instituciones públicas se lleva años trabajando en herramientas de participación ciudadana que mejoren la comunicación y la interrelación entre ciudadanía y administración, poniendo el foco, hasta ahora, en el debate sobre cuestiones de diverso tipo (temas urbanísticos, sociales, de convivencia, etc) en la mayor parte de los casos, se han limitado a aspectos muy concretos y ceñidos a un espacio temporal limitado.
Teniendo en cuenta que cuando se ponen en marcha iniciativas de participación se hace para mejorar la forma de gestionar, pero también para incrementar el grado de conocimiento de la administración y fomentar la corresponsabilización, podemos afirmar que si el primero de los objetivos se ha conseguido (aunque con diversos grados de éxito), el segundo ha quedado de lado. Resulta complicado encontrar una iniciativa de participación en la que las personas o entidades que toman parte en ella se conciencien de las dificultades y las múltiples variables que condicionan el proceso de toma de decisiones pública, y esto, en gran medida, afecta a la calidad y la perspectiva que se le da a las propuestas y decisiones que se toman en los espacios de participación.
El reto es por lo tanto, mejorar el conocimiento sobre lo que supone gestionar los diferentes ámbitos de una administración, dar un enfoque global de las cuestiones que se tratan, contextualizarlo y ofrecer información útil para que los debates incluyan además de la perspectiva de las necesidades particulares de personas y colectivos, la visión de conjunto.
De esa forma se conseguirá no solo conocer mejor qué hacen las administraciones, sino además el cómo se toman las decisiones y por qué cuestiones están condicionadas para poder abrir un espacio estructurado de rendición de cuentas transparente y eficaz en el que se pueda valorar la gestión y proponer alternativas con una base de información y conocimiento respecto de lo que supone la gestión pública lo bastante sólida como para ofrecer resultados que aporten valor a la gestión y además generen mayor empoderamiento social.
Este proceso consta de tres fases principales, Elaboración de Plan de Gestión, Diagnóstico del Territorio, Participación y Devolución, además, de manera transversal y continuada, se hace una labor de evaluación del proceso tanto a nivel interno (personal de la DFB) como externo (Ciudadanía y Agentes participantes).
Elaboración de Plan de Gestión (Bizkaia Goazen 2030)
El primer paso en este proceso es dar forma a un Plan de Gestión estratégico, este plan se ha formado por un número reducido de propuestas y se ha estructurado en torno a las principales demandas de agentes y ciudadanía del Territorio a través de un proceso de participación con más de 1.000 personas.
El documento estratégico, con 120 acciones organizadas en 4 ejes estratégicos y 17 objetivos estratégicos, se ha volcado tanto en un documento resumen como en un informe de detalle (ver enlaces en anexos). Cada una de las actuaciones, cuenta con sus propios indicadores (impacto, resultado, proceso, etc). Además una vez al año se publica un informe detallado con el cálculo de indicadores y descripción del grado de avance de cada actuación.
De manera paralela, y para conseguir una participación lo más amplia y plural posible, se ha creado la red "Bizkaitarren Sarea", una red de personas y entidades del Territorio con interés en tomar parte en procesos participativos impulsados por la DFB. Se trata de una plataforma para dar difusión a todo tipo de iniciativas participativas y convocar a encuentros, talleres, etc. de cualquier departamento foral. En esta red (de acceso libre y publicitada tanto en web como en medios públicos tipo radio, prensa, etc) participan tanto personas a título individual como entidades sociales y Pymes del Territorio (fundamentalmente comercios locales). Además de la difusión de esta red en medios, se hace una labor proactiva de captación mediante un call center público usando para ello a todas las bases de datos de entidades sociales disponibles (Registro entidades Gobierno Vasco, Registros municipales, Registros de la propia DFB...). Hasta Enero de 2017 la red cuenta con 3200 personas inscritas en todo el Territorio. Esta red es la que da el principal soporte para las convocatorias de estos encuentros.
Diagnóstico participado del Territorio
Para el lanzamiento del proceso, se hace además un diagnóstico previo de todo el Territorio, para ello se utilizan herramientas de investigación cuantitativas (macro encuesta del Territorio) como un conjunto de dinámicas de participación en cada una de las comarcas que sirven para aportar una visión más cercana y detallada de las principales características de las comarcas, los principales problemas, las expectativas, etc. Para participar en estos talleres se cuenta también con todas las personas de la red "Bizkaitarren Sarea".
Con esta información de diagnóstico se preparan todos los encuentros, en los que se prioriza la dación de cuentas de los proyectos y actuaciones identificados como más relevantes por las personas de cada comarca, proyectos de impacto para todo el Territorio y proyectos de impacto comarcal. Siempre se aporta toda la documentación y se puede tratar cualquier tema o proyecto, pero se trata de facilitar el acceso a la información y temas que más interesan y preocupan a las personas de cada comarca, para lo cual se prepara información más detallada de estos temas con la colaboración de todos los departamentos forales aportando datos detallados de los servicios que se prestan.
Participación
Los encuentros tienen una duración media de 2.30h y se realizan en centros públicos de las cabeceras de comarca.
Para todos los encuentros se prepara documentación completa en carpetas que se entregan a cada participante. Además de forma previa, con la convocatoria se les da información sobre el contenido de la sesión y sobre la forma de obtener el documento estratégico sobre el que se rinde cuentas.
El encuentro cuenta con la participación del Diputado General como principal responsable de la Gestión Foral, es el único representante Foral que toma parte en el encuentro (además del personal dinamizador). Es el propio Diputado General quien interviene al inicio dando cuenta de la gestión foral tanto a nivel general como en proyectos de impacto comarcal.
Tras esta primera intervención, las personas participan en mesas organizadas en torno a temas de interés (por ejemplo temas relacionados con los servicios sociales, el transporte público, la promoción económica o de empleo, etc.), durante este tiempo, el diputado general va pasando por todas las mesas para que quien lo deseen le pueda plantear dudas, quejas o propuestas sobre los temas que considere oportuno (se trata de centrar las aportaciones al objeto de la sesión).
Además, todas las personas participantes cuentan con un formulario mediante el cual se pueden dirigir directamente el Diputado General para tratar cualquier tema de su interés que no haya podido ser tratado en el encuentro. Se realiza una devolución personalizada de cada una de estas peticiones en un plazo máximo de 15 días.
Al finalizar, también se pone a disposición de quien lo desee un video-call donde pueden dejar grabadas en video sus reflexiones, quejas o valoraciones del encuentro de forma libre. Estos videos se suben a la web a modo de resumen del encuentro, pero en los casos en los que se incluye una petición concreta, se da una respuesta a la misma mediante teléfono y/o mail.
Los encuentros están formados por hasta 100 personas de cada comarca (hasta el momento no se ha superado esta cifra de personas interesadas pero en el caso de hacerlo se haría más de un encuentro por comarca). Siempre se busca la pluralidad de participantes, tanto por sexo, tramos de edad, perfil (particular, asociativo, PYME..) y municipio (en cada comarca hay entre 8 y 12 municipios).
Evaluación
La evaluación de los encuentros se hace de tres formas diferentes; una de ellas es mediante una ficha de valoración que todas las personas pueden rellenar al acabar cada encuentro donde se recoge una valoración general y propuestas de mejora. Además, en la salida de cada sesión, hay tres urnas de gran tamaño donde pueden introducir bolas de tres colores en función de la "sensación" con la que terminan (rojo/mal; naranja/regular; verde/bien).
Además, en los días siguientes a cada encuentro (2/3 días) se envía un formulario completo de evaluación a todas las personas participantes donde se evalúa, la dinámica, la información, la satisfacción de expectativas, la funcionalidad, etc.
Devolución
La devolución de cada encuentro se hace durante el mes y medio siguiente a cada encuentro, esta devolución se hace por mail a todas las personas participantes y además se cuelga en la web el resultado del proceso (acta, fotografías e información utilizada).
De manera paralela se hace un tratamiento completo de datos del proceso. Todos los resultados y la información preparada se sistematizan utilizando para ello herramientas de análisis y visualización de datos.
Con esta sistematización de resultados, se trabaja el plan de gestión/comunicación de resultados de los encuentros, que cuenta con una doble vertiente; la gestión interna de resultados (comunicación y gestión de los mismos a diferentes niveles dentro de la Diputación Foral) y externo, la comunicación y gestión de resultados a diferentes niveles con la ciudadanía (participantes en el encuentro, personas de la red y ciudadanía en general).
Fig 1. Esquema de trabajo (resumido)
El proceso está liderado directamente por el Diputado General, es quien hace suya la iniciativa y quien la impulsa a nivel interno para conseguir la adhesión y colaboración del resto de Departamentos y personas de la organización. Se trata del liderazgo político, pero en este caso supone una implicación personal directa, ya que es quien va a "dar la cara" a cada encuentro.
Para la gestión del proceso, cuenta con el apoyo de Bizkaiko Behatokia, que forma parte de la estructura de su Gabinete. Bizkaiko Behatokia se encarga de toda la gestión del proceso, desde la parte metodológica, a la logística y a la gestión de los resultados. Concretamente, se encarga de gestionar el trabajo de diagnóstico, recoger la información necesaria de cada departamento, planificar, convocar y tratar los resultados de cada encuentro, organizar la devolución de resultados y la evaluación de los mismos además de las tareas de seguimiento y evaluación del Plan estratégico como fuente principal de información para la organización de los encuentros de Rendición de Cuentas.
Los Departamentos Forales tienen un papel activo en el seguimiento del Plan estratégico, el cálculo de indicadores y el reporte periódico del mismo. Además tienen un papel fundamental a la hora de preparar los encuentros de Rendición de Cuentas, ya que son quienes proveen de información complementaria sobre los diferentes servicios y proyectos que afectan a cada comarca de manera particular, complementando así la información que se obtiene mediante el plan estratégico.
Zugaztel es una sociedad pública que hace el servicio de atención telefónica de la diputación. Además de gestionar multitud de trámites y servicios, son el soporte para la convocatoria de los diferentes encuentros. Realizan la convocatoria y captación, tanto a las personas de la red como a todas las potenciales interesadas para cada encuentro. De este modo, se contacta de manera directa con más de 1.000 personas y representantes de asociaciones para cada encuentro. De esta labor de captación se consiguen las 100 personas con interés en participar.
La participación en este proceso se centra en dos espacios:
1. La red de Bizkaia (Bizkaitarren sarea), mediante la cual las personas que toman parte hacen una evaluación de los encuentros a través de un formulario que se les envía al finalizar cada encuentro y, además, mantienen una interlocución continua con la DFB a través de un boletín bimensual en el que reciben información de su interés y pueden dar sus opiniones al respecto. Es un tipo de participación muy individualizada, pero nos permite mantener un canal activo con un número significativo de personas.
2. Los propios encuentros. Aquí, como hemos mencionado anteriormente, cuentan con tres dinámicas o tres tiempos diferentes.
Un primer tiempo en el que, tras escuchar la dación de cuentas del Diputado General, hacen una reflexión personal que comparten en grupo (por mesas) sobre lo que han escuchado y la información que se les ha dado. Clasificando estas aportaciones en sentido positivo (lo que les ha gustado y consideran importante mantener y potenciar) y en sentido negativo (lo que no les ha gustado o lo que echan en falta).
En una segunda dinámica trabajan sobre proyectos concretos del plan estratégico, cuentan con una carpeta con un listado completo de proyectos y seleccionan los que consideran más importantes (normalmente 2-3 proyectos) y hacen una valoración personal de los mismos que posteriormente se comparte en grupo, donde cada persona explica al resto los proyectos que ha elegido y las aportaciones que hace. En la composición de las mesas se organiza a las personas en función de temas de interés, de manera que el debate de cada mesa sea más homogéneo y permita enriquecer las aportaciones de perfiles diversos con unos temas de interés comunes.
Una tercera dinámica en la que pueden hablar de lo que deseen. El objetivo es que nadie se quede con la sensación de no haber podido plantear un tema que le interesaba porque las dinámicas no daban pie a ello. Para esto se ofrece una ficha tipo que rellenan si lo desean con estas peticiones. Durante la sesión, las personas de cada mesa pueden compartir esta reflexión con el resto si lo desean (en ocasiones son temas más sensibles que no se comparten). Todas estas aportaciones, se recogen, se clasifican en función del tipo y se responden en un plazo de 15-20 días.
Para los 10 encuentros se ha destinado en 2016 un total de 132.000€ (costes de dinamización diseño gráfico de materiales y sistematización de resultados, mesas, sillas, audio y pantallas de proyección para los encuentros y publicidad en medios para la difusión). Esto supone un 40% del presupuesto de Bizkaiko Behatokia para procesos de participación (capítulo 2 del programa presupuestario "Participación y Relaciones Ciudadanas").
Los costes de gestión del proceso, tratamiento de datos y convocatoria e imprenta se hacen con recursos propios (imprenta foral y call center Zugaztel).
El proyecto se financia exclusivamente con recursos propios procedentes del presupuesto de la Diputación Foral de Bizkaia.
Durante este proceso se hace una difusión en medios de comunicación tradicionales (prensa y radio) y en redes sociales. En estos medios se difunde principalmente información relativa a la convocatoria de los encuentros. (Lugares, fechas y hora).
A través de la web se ofrece además información completa sobre el plan de gestión. Tanto el documento inicial como los informes de seguimiento. También se acaba de abrir un espacio de Gobierno Abierto donde se cuelga toda la información de los encuentros. (actas, fotografías, videos, materiales de trabajo tales como fichas descriptivas, infografías y ficha metodológica).
A las personas participantes se les envía información por correo electrónico sobre los resultados de los encuentros. (Acta detallada y respuesta personalizada a quienes han hecho una petición).
A nivel interno, se hace una difusión de los resultados en varios niveles. Por un lado, una comunicación directa sobre los resultados (propuestas y evaluaciones) al propio Diputado General. Además se prepara un informe de resultados para el Consejo de Gobierno (algo más detallado y enfocado a cada Departamento) y en tercer lugar un informe que se presenta en una comisión de trabajo interdepartamental en la que toman parte todas las Direcciones de la Diputación Foral de Bizkaia, en estas sesiones se hace una presentación más detallada y segmentada. Además, se plantea realizar sesiones específicas con cada dirección y departamento para hacer una valoración en detalle de los resultados obtenidos que tienen relación directa con su ámbito de responsabilidad.
Devolución a los participantes:
Tras cada encuentro se hace una devolución a todas las personas participantes. Esta devolución se hace mediante un correo electrónico en el que se les envía el acta de la sesión. Además, se hace una devolución pública de cada encuentro, ya que este mismo acta y el resto de información se cuelga en la web de la Diputación Foral de Bizkaia, siendo accesible para cualquier persona.
Además, al finalizar los 10 encuentros, se hará una devolución más detallada de todo el proceso, con un informe global que incluya la información de todos los encuentros. (esto se hará a principios de Mayo, ya que el último encuentro se hará a finales de Abril).
La devolución de resultados se considera prioritaria en este proyecto, por ello se hace un seguimiento detallado de todas las propuestas y peticiones. Esta información se gestiona a través de una herramienta de análisis de datos que permite tener toda la información sistematizada, codificada y clasificada por encuentro, temas de interés, departamento, etc.
Hasta el momento se han realizado 3 encuentros en los que han tomado parte un total de 194 personas sobre un total de unas 3.000 a las que se les ha convocado a los encuentros.
Estas evaluaciones están sirviendo de elemento de contraste y ajuste de las actuaciones forales. El tratamiento de información que se hace a nivel interno está aún en fase inicial, pero el objetivo es que cada departamento pueda hacer un tratamiento de esta información y pueda dar una respuesta a las cuestiones planteadas.
Además, tras este primer ciclo de encuentros, el propio Diputado General hará una valoración general en la que se hará referencia a las aportaciones recibidas y se dará una respuesta a las mismas, detallando el impacto de estas en el Plan Bizkaia Goazen 2030.
Hasta el momento el impacto que está teniendo el proceso es difícilmente medible, aunque podemos avanzar algunas conclusiones.
1. A nivel interno, hablamos de un cambio cultural importante, ya que no solo se trata de trabajar de un modo planificado y evaluable a nivel interno sino que además supone un grado de exposición no conocido en la institución hasta ahora. El grado de desempeño de cada una de las acciones se hace público y además se somete a una valoración presencial por parte de las personas del territorio ante el principal representante de la institución foral, que es quien "da la cara" por el trabajo de todas las personas que hay detrás de cada proyecto. A pesar de ello, las valoraciones positivas que se están recibiendo por parte de las personas participantes y por el propio Diputado General están animando a las personas que trabajan en la Diputación a continuar por este camino ya que ven un reconocimiento a este esfuerzo añadido.
2. A nivel externo, y considerando las más de 150 evaluaciones que hemos recibido, supone un avance importante en tres aspectos fundamentales, la percepción de sentirse escuchados/as y parte activa del seguimiento del plan, por otro lado la valoración positiva que se hace del ejercicio de explicación de lo que supone gestionar como elemento pedagógico con un enfoque de corresponsabilización y por último el hecho de sentir que se hace una rendición de cuentas directa ante ellas y ellos.
Los mecanismos de evaluación ya han sido descritos anteriormente. Por aportar algunos datos, contamos con más de 150 evaluaciones de personas participantes diferentes. Algunas de ellas han utilizado los tres medios de evaluación citados, otras uno o dos de ellos.
La evaluación de los encuentros se hace de tres formas diferentes; una de ellas es mediante una ficha de valoración que todas las personas pueden rellenar al acabar cada encuentro donde se recoge una valoración general y propuestas de mejora. Además, en la salida de cada sesión, hay tres urnas de gran tamaño donde pueden introducir bolas de tres colores en función de la "sensación" con la que terminan (rojo/mal; naranja/regular; verde/bien).
Además, en los días siguientes a cada encuentro (2/3 días) se envía un formulario completo de evaluación a todas las personas participantes donde se evalúa, la dinámica, la información, la satisfacción de expectativas, la funcionalidad, etc.
Se adjunta un diagrama de resumen del conjunto de evaluaciones.
Cabe destacar de esta experiencia el cambio cultural que está suponiendo para una institución como la Diputación Foral de Bizkaia en su forma de trabajar y de relacionarse con la ciudadanía. Actualmente se cuenta con multitud de espacios participativos y de experiencias concretas vinculadas al desarrollo de proyectos, pero nunca antes se había realizado una labor de planificación seguimiento y evaluación pública de la gestión, y menos de los proyectos más importantes de la legislatura.
Por otra parte, uno de los objetivos es conseguir una administración más cercana. Para ello, el primer paso es acercarse, algo que se está haciendo, se está realizando un trabajo importante por mostrar lo que se hace, lo que no se puede hacer y explicar por qué no. Esto no siempre se entiende ni se comparte, como por otra parte es lógico, pero el propio proceso está abriendo un espacio en el que a veces desde la discrepancia, pero con transparencia y sinceridad, se están abordando cuestiones clave tanto para la institución foral como para la ciudanía. Esto está ayudando también a conseguir que la ciudadanía sepa qué hace la Diputación, a qué se dedica, cómo distribuye recursos, etc. cuestiones todas ellas que son desconocidas para una mayoría de personas en el Territorio.
Y por último y no menos importante. Estamos teniendo una valoración directa de lo que hacemos por parte de las personas del territorio. Nos valoran y nos plantean alternativas a lo que hacemos y esto es uno de los grandes valores del proceso. Sobre todo porque se está consiguiendo que las propuestas y valoraciones tengan una base de conocimiento y de información sobre lo que supone gestionar muy importante.
Se pretende abrir un espacio de participación ciudadana y dar a conocer las actividades de la Diputación, y someter estas acciones al escrutinio público durante el ciclo de vida del Plan Estratégico 2030. Se utilizan herramientas de análisis y visualización de datos para sistematizar los resultados y la información.
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