Canada
Office de consultation publique de Montréal
01-03-2020
01/03/2020 - en cours
15th.
Dès le début de la pandémie, l'Office de Consultation Publique de Montréal (OCPM) s'est engagé pour impliquer les citoyens aux consultations publiques dans le contexte particulier que le monde affrontait. La charte de la Ville a donné le mandat à l'OCPM de mettre en place et de promouvoir les meilleures pratiques en termes de consultations publiques. Face à cette situation inédite, l'OCPM a considéré essentiel d'évaluer les attentes de la population face à la consultation publique ainsi que les perceptions en ce qui a trait à d'éventuelles consultations virtuelles.
Cette consultation a été étendue à toutes les parties prenantes aux consultations incluant les groupes de la société civile et les représentants des promoteurs privés ainsi que tous les groupes qui sont généralement présents et impliqués dans les consultations habituelles.
Le dialogue a été mené par différents moyens d'enquête : enquêtes, questionnaires et entrevues. Le dialogue constant a été maintenu avec les interlocuteurs afin d'intégrer leurs contributions à la définition de notre nouveau modèle de consultation.
Pour atteindre l'objectif principal de la démarche, ils ont mené un processus d'enquête auprès des montréalais, notamment ceux et celles qui fréquentaient les consultations publiques pour voir comment la tenue de celles-ci était vue et perçue dans le contexte de la pandémie.
Trois outils ont alors été développés et administrés pour recueillir l'opinion des citoyens :
Pour pouvoir adapter les méthodes de consultation dans un contexte de pandémie, il fallait avoir une bonne idée de la réaction des citoyens et des citoyennes à des consultations publiques dans ce contexte particulier, et aussi connaître leur intérêt et leur disponibilité à ce qu'il y ait des consultations. Les résultats de l'enquête ont montré que la crise sanitaire n'affaiblissait pas le désir et le besoin de participer à des processus de consultation publique. (Près de sept répondants sur dix se disaient en désaccord avec l'idée suggérant qu'en période de crise sanitaire les citoyens n'ont pas la disponibilité d'esprit nécessaire pour participer à une consultation publique). L'attachement envers les valeurs démocratiques n'a pas été ébranlé par la crise. Une forte majorité de répondants ont exprimé leur intérêt à suivre les travaux d'une consultation publique dont le sujet les intéressaient beaucoup, si cette dernière se tenait exclusivement de façon virtuelle.
L'enquête nous a donc permis d'atteindre l' objectif principal: avoir des éléments qui ont permis d'adapter les consultations publiques aux conditions de la pandémie.
L'Office de consultation publique de Montréal (OCPM) est un organisme indépendant créé en vertu de la Charte de la Ville de Montréal. Il se définit comme un tiers neutre permettant aux citoyens de se faire entendre sur les grandes questions de planification urbaine principalement, mais sur toute autre question pour laquelle il est mandaté. L'Office a pour mandat de favoriser, de faciliter la participation la plus large possible des citoyens, citoyennes et groupes de la Ville de Montréal. Il a aussi pour mandat de développer et de promouvoir les meilleures pratiques dans le champ des consultations publiques.
La situation de pandémie qui s'est déclenchée en mars 2020 constituait un énorme défi en termes de participation citoyenne. En effet, la grande question était comment faire participer les citoyens dans un contexte où les rencontres, réunions, colloques et activités publiques avaient été interdites. Il restait l'option des consultations numériques.
Toutefois l'OCPM avait déjà une large pratique en ce domaine, mais toujours en complément d'activités présentielles même si cette fois, la situation était tout autre. Il fallait que tout se fasse virtuellement sans possibilité de participation physique réelle. Un des leitmotivs de l'OCPM est la participation sans exclusion. Il est vite apparu que cet objectif de participation pour tous pouvait être remis en question pour des franges de la population ayant un accès limité et des capacités moindres dans l'utilisation des outils numériques.
Pour faire face à cet enjeu, l'Office a mené une large enquête auprès de toutes les parties prenantes aux consultations publiques en y incluant ceux et celles qui y participent en présentiel seulement, contribuant également au débat et à l'expression d'opinions. Il en est résulté la conception d'une procédure de consultation qui tout en étant largement virtuelle, pouvait permettre à tous et toutes de poser des questions et d'exprimer une opinion par la poste ou par le biais d'un simple téléphone en direct ou par le truchement d'une boîte vocale. Par la même occasion, l'Office a aussi donné plus de temps et de souplesse aux citoyens et participants en distinguant la présentation du projet soumis à la consultation. En effet, notre méthode traditionnelle faisait en sorte que les citoyens pouvaient poser des questions d'éclaircissement en salle immédiatement après la présentation d'un projet. La méthode adaptée donne un battement de deux semaines aux citoyens pour préparer des questions, permettre d'écouter de nouveau la présentation ou d'en lire le contenu sur le site Internet ou dans des transcriptions fournies par la poste. C'est un acquis que nous envisageons de conserver pour le futur.
En somme, la situation unique que toute la population était en train de vivre a permis de ne pas exclure des populations plus marginales de nos consultations et d'éventuellement améliorer nos processus. L'objectif principal était donc de pouvoir mettre au point des méthodes de consultation dans le cadre de la pandémie. Il y a eu aussi un défi : celui de ne pas exclure les participants aux consultations qui seraient moins à l'aise avec les plateformes de participation et autres moyens et technologies virtuels.
La nouvelle procédure de consultation a innové en contournant différents obstacles par la réintroduction d'une participation virtuelle, en utilisant des moyens et outils qui n'avaient plus cours dans les précédentes consultations. En effet, l'OCPM a permis une participation citoyenne dans laquelle ils ont prévu de fournir par la poste des copies papier de la documentation pertinente accompagnée d'une enveloppe pré-affranchie, permettant aux citoyens qui utilisaient cette façon de faire de nous faire parvenir questions et opinions par la poste. De plus, des lignes téléphoniques standards (pas besoin de téléphone intelligent) ont été mises à disposition pour permettre l'expression d'une opinion par téléphone soit sur une boîte vocale, soit dans une conversation avec les commissaires. Cette option a connu du succès auprès de segments des citoyens moins à l'aise avec les technologies. Ils ont donc pu maintenir un des fondements de nos consultations : la participation sans exclusion.
Par ailleurs, ils ont aussi prévu de distinguer la séance de présentation du projet de celle des questions : avant la pandémie, cela se faisait en une soirée, les citoyens devaient poser des questions immédiatement après la présentation, sans avoir un certain recul et une réflexion. Un acquis de la méthode nouvelle est de permettre aux citoyens de relire ou de re-visionner la présentation pour ainsi poser des questions plus éclairées : il s'agit donc d'une innovation qu'ils ont prévu de conserver après la crise actuelle.
L'expérience a été menée parce que le contexte sanitaire l'obligeait. Déja depuis de nombreuses années l'Office avait fait des efforts importants pour harnacher l'énorme potentiel du numérique. D'abord utilisés en termes de diffusion et de pérennité de l'information, les outils numériques sont venus au fil du temps accompagner toutes les étapes participatives des démarches, il ne s'agissait donc pas des premiers pas. Ce qui a été fondamental c'est que, dans le contexte de la pandémie, tout a commencé à se transformer en format numérique, sans aucune forme présentielle. Le contexte technologique, organisationnel et économique était déjà bien en place et a pu assurer un virage important des pratiques dans des délais très courts. L'enjeu a été de savoir comment ne pas laisser pour compte ceux et celles qui ne pouvaient pas suivre un tel virage dans les mêmes délais. C'est en ayant un portrait précis des écueils et des limites des actions qu'il a été possible de maintenir une participation large.
Sources:
Entrevue : Comment l'OCPM s'est adapté à la COVID-19 ?
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